工作和生活中，经常会遇到一些比较大的任务。它不是一朝一夕可以做完的，可能需要跟别人合作或者跨越很长时间，也就是项目（Project）。

项目是什么？

在生活中，项目更像是长期为了同一个目标做出的努力。比如减肥，练习厨艺等。在工作中，往往是一个长期的项目，需要不断跟进，在不同的时期可能有不同的人参与。总的来说项目的特点包括：

• 时间跨度比较长，短至几周，长至数年
• 内容分散，不同时期有不同的任务
• 需要比任务更高的精力投入

GTD的作者在《搞定》一书中将清单上的任务进行了分类。我们日常遇到的事务可以按照是否需要分步骤进行分为两类，如果可以立刻着手去进行的，直接列入待办清单；如果需要进行分解，则先把任务的每一个步骤列出来，再纳入待办清单。

为什么要把项目和待办事项区分开来呢？

因为在任务管理中，需要对待办事项进行具体的描述。比如跑步30 min就是一个具体的事项，而减肥不是。如果将项目和待办事项混为一谈，就很容易陷入每天都把它列入自己的待办清单，但是却因为没有具体的执行方法而一直都完成不了。这样既没法达到完成任务的目的，也打击了自己的积极性。所以，对于这些由多个步骤组成的项目就需要单独进行处理和分析，将其分解为具体可行的步骤之后再纳入待办清单中。

项目的分类

根据项目的特点可以大致分为以下几类：

• 需要长时间跟进的，由若干个子项目组成的大的项目，各自都有对应的时间节点

  这种情况多见于工作中。如果你是领导者，则需要关注整个项目，如果是参与者，则需要关注自己需要承担的那部分工作。这些项目往往都持续时间比较长，不同的阶段会有不同的任务，前后的成果可能会关联性很强，需要做好成果和资料的梳理工作。对于自己来说，比如雄安项目，博士论文的实验部分都可以算作是这类。

• 没有明确的时间，需要长时间的努力才能达到的目标

  这种情况多见于生活中。比如减肥，它没有明确的时间点，但是却需要日积月累的努力才能完成。这种可以将项目分解到每一天，形成习惯。

如何进行项目管理

我觉得项目管理需要做好以下几个方面的内容，分别是信息、人员、时间轴以及总结和复盘。

信息

这包括了项目进行过程中的所有资料，相当于档案。包括项目任务的来源、处理的过程、最后的成果等。

人员

大部分的项目都不是一个人完成的，所以在 项目的进行过程中，为了方便协作，对于每个人的任务、最终形成的成果都要做好标记。

时间轴

也就是时间的把握。每个任务都有其时间节点，在项目的进行过程中，一定要把握好时间的节点，才能控制好项目的节奏，保证项目稳定的推进。

总结和复盘

这也是必不可少的，通过总结和复盘，可以发现项目进行过程中所走的弯路，避免下次再犯同样的错误。另一方面，也是自己获得新的灵感的绝佳机会，说不定就是项目中不起眼的地方就可以发现新的机会。

结合使用的软件具体地进行介绍

首先是信息，最终的载体大多数都是文件，包括文档、照片、工程文件等等，要根据项目进行整理，放入对应的文件夹。最关键的是要做好文件命名工作，如果喜欢折腾，还可以利用windows 资源管理器的插件给文件打上标签。

将文件放入对应的文件夹后，就需要解决如何找到自己需要的文件的问题。如果是自己正在进行的，比较熟悉，可以直接打开对应的文件夹去寻找。如果是过往做过的项目，再凭借记忆去一层一层地找可能比较困难，我一般是选择用Everything 来进行搜索，唯一的要求就是需要记得文件的关键词。这种方法也有一些弊端，因为很多文件都有多个版本，这样以来每次进行搜索之后，还要对结果进行比对，找到自己需要的哪个版本。

其实还有另外一种方法，就是建立索引。在项目总结和复盘时，把对应的资料和成果都在思维导图中列出来，然后利用Xmind-ZEN 的插入超链接功能，可以插入本地文件，这样就建立起了索引关系。而且因为思维导图可以清晰直观地展现出文件的关系，也就省去了一层一层找的功夫。

Notion 在项目管理中的作用

相比于思维导图可以整理项目的逻辑结构，Notion 是真正可以帮助拟你掌握整个项目的全貌。不管是任务和人员的对应关系，还是时间轴的顺序都可以通过 Notion实现。

• 人员的管理

  Notion 的数据库功能中有一个assigned person的选项，可以将加入项目的人员分配到具体的任务中去。

  

• 时间轴的管理

  Notion 的更新日志中曾经提到会出一个时间轴的展示方案，但是目前还没有推出。因此需要借助别的方法，来实现项目的时间管理。我给出的方案是在时间属性上写上开始时间和结束时间，然后利用日历的视图达到类似于时间轴的效果。