多平台、多设备同步，能快速找到想要的文件，再加上易于回溯算是文件管理的三个要求。

大多数人的文件都存放在本地电脑中。有的会按照工作、生活将硬盘分为不同的分区，方便管理。最近由于固态硬盘的普及，很多人的电脑中只有一块256或者512 GB的固态硬盘，所以也会出现所有的文件在同一个分区的情况。不管是哪一种情况，都会面临文件整理的问题。如果在日常使用的过程中不注意文件的分类管理，那么长此以往就会导致文件分散各处、想找一份文件找不到或者储存空间越来越小的问题。

关于文件备份

现在大家对于备份的需求可以说是越来越大。一是因为现在终端越来越多，光电脑可能就有单位和家里两台，这还不包括手机、平板等移动设备，要想随时随地调用这些文件，就意味着要将本地的文件备份至云端；二是对于安全性的考量，虽然储存在本地的文件只要硬盘不出现故障便不会出现问题，但是谁也不能保证，特别是一些自己花了很多心血的重要文件，多一个备份就多一份放心，就算其中一个丢失，也可以在另一处找回。

文件备份现在比较好的选择有两种，OneDrive和坚果云。我现在使用的是OneDrive，利用教育邮箱注册的账号有1 TB的空间。目前OneDrive使用下来比较方便的地方有以下3点：

• 实现文件夹的实时同步

  OneDrive是微软自家开发的云服务，近水楼台先得月，所以windows 上文件夹的实时同步体验很好。登录OneDrive后，就会在C:\Users\用户名 下生成一个OneDrive 的文件夹，同时在文件资源管理器的左侧菜单中生成一个独立的OneDrive文件夹。在OneDrive文件夹下的所有文件都会自动上传到云端。

  

• 文件随选

  对于OneDrive下的文件夹，可以根据其使用频率进行管理，从而可以节省本地存储空间。OneDrive提供了3种状态：

  1. 保存在云端，不下载到本地，标志是一个 ☁。可能是其他设备中上传的文件，也有可能是在此设备中上传但是选择了释放空间 。这些文件在本地会以缩略图的形式存在，不占空间，等到你需要的时候再双击下载到本地。

  2. 默认保存在本地，但是在开启存储感知后可能会被自动删去，回归第一种状态，标志是一个空心的对号。

  3. 始终在本地保留，即跟其他储存在本地的文件一样，不会因为开启存储感知而被删除，标志是一个实心的对号。

     

• 对其他文件夹开启OneDrive同步

  如果想开启电脑中其他文件夹的同步，又不想移动文件夹的位置的话，可以通过mklink 将其他文件夹链接到OneDrive文件夹下面。具体步骤如下：

  1. win+S 搜索，输入cmd ，右键→管理员运行

  2. 运行mklink 命令

     mklink /d "C:\Users\Nick\OneDrive - tongji.edu.cn\微信" "C:\Documents\Download from wechat\微信"
     

     • mklink /d 给目录创建符号链接
     • "C:\Users\Nick\OneDrive - tongji.edu.cn\微信" 是OneDrive路径下新添加的文件路径
     • "C:\Documents\Download from wechat\微信" 是想同步的文件夹

文件管理的技巧

利用快速访问

Windows文件资源管理器中加入了一个快速访问的窗口，可以将常用的文件夹放入其中。这样每次需要使用其中的文件时，都不需要一个一个地打开文件夹，直接从快速访问栏中进入即可。打开的方式也很简单，选择想要固定的文件夹，右键→ 固定到快速访问 。

除了自带的快速访问，也可以利用Windows的工具栏自己建立一个快速访问的入口。在任务栏上右键→工具栏→新建工具栏, 会弹出一个窗口让你选择，我们选择在C盘目录下新建一个快速访问文件夹，选择。这样在任务栏的最右侧会出现一个快捷访问栏，而我们放在快速访问文件夹里的文件都会显示在这个快速访问栏中，可以是应用程序的快捷方式，也可以是文件夹的快捷方式。例如，选中素材文件夹，右键→创建快捷方式 ，然后把快捷方式移动到快速访问文件夹中即可。为了美观，可以右键→ 关闭显示文本、显示标题，还可以通过改变文件夹的图标，以区分不同的文件夹。

利用「库」功能

Windows 资源管理器中引入了「库」的概念，它可以将文件目录以一种直观的方式规划在一起，从而在一个窗口中统一管理来自不同路径的文件和文件夹。这种方式并不会改变文件的绝对目录，只是通过另外一种方式，把原本不在同一个文件夹下的文件组合在了一起。在📂库右键→新建库可以建立默认库以外的库，还可以将库归属到其他库下，建立库的从属关系，如图片库下可以建立照片库、图标库等。

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利用搜索

由于Windows中的文件夹是树状的，如果一个文件的目录很长，那么在打开层级目录上花费的时间就会很多。而利用搜索可以快速定位到文件本身，而不用一层一层地打开目录。之前Windows自带的资源管理器中的搜索功能一直被人诟病，不仅速度慢，而且准确率还不高。Win10中系统自带的搜索功能进步了不少， win+s 可以调出搜索功能。但是我还是更喜欢Everything。Everything 是一款相当优秀的文件搜索软件，官网提供了安装版和绿色版，不足 800KB 大小的安装包。初次打开 Everything，需要花费数十秒的时间对电脑所有文件完成检索的过程，之后只需要将软件放置在后台运行即可静默检查到新增加的文件。搜索速度基本上可以说是秒开，而且搜索的准确率也很高。当然，能准确搜索的前提是做好文件的命名工作。

文件命名

文件命名方式见仁见智，可以根据个人的喜好来。前提是能够准确地表达文件的性质和内容。推荐使用一款文本替换应用 aText 进行文件命名的自动化。例如，保存素材文件时输入.sc 就可以激活素材文件名，依次选择好类别，输入主题就可以自动生成素材-AI-设计图纸-20200404 的文件名。

重点文件夹

桌面文件夹

很多人喜欢将桌面文件夹作为一个中转站。长此以往，很容易出现满屏都是文件的现象。我曾经见过一个老师不仅一屏全是文件，还利用了Windows的多桌面功能，在第二屏还有半屏的图标。我觉得，桌面文件之所以泛滥，是因为桌面是最容易到达，且最不容易忽略的地方。很多人认为把文件放在桌面，就意味着在自己看来优先度很高，而且更容易打开。所以，如果能够为这两个条件找到完美的代替品，那么桌面文件也就没有存在的必要了。

• 用快速访问和搜索代替桌面的易达属性

  可以比较一下使用快速访问和桌面文件夹的速度。快速访问需要win + E打开文件管理器 → 选中文件夹打开； 桌面文件夹需要 win +D 显示桌面 → 选中文件夹打开，二者其实差不多，当桌面文件较多时甚至前者要更加快速。此外，如果将文件夹固定到任务栏，只需要一步打开就可以了，与打开固定在任务栏的程序一样，比以上两者都要快。

  当然，如果只打开文件的话就没法使用快速访问了，这时候可以利用搜索功能或者利用库功能。虽然说比桌面文件要慢，但我觉得比起牺牲桌面的整洁，我愿意多花一点时间去打开对应的文件。

• 用专门的GTD工具代替桌面的待办清单属性

  有人会在桌面上建立一个四象限文件夹，分别存放不同重要和紧急程度的事情，这就是将桌面作为一个待办清单来使用了。但我觉得还是让专业的工具干专业的事情，用滴答清单、Microsoft Todo 等优秀的GTD工具来管理自己要做的事情，而文件则放入对应的额文件夹中。如果怕自己遗忘，可以在待办清单的附注中写下文件夹的目录来提醒自己。

微信文件

其实很多人电脑中占用空间最大的都是微信。主要是因为微信会自动下载打开的照片、视频和文件。在新版本微信中，加入了专门的文件管理入口，可以根据发送者、聊天和类型进行筛选。文件按照月份进行归档，如2020年3月包括了这期间微信下载的所有文件。由于微信文件管理依据的是自己的存储路径，因此如果想使用自带的体系进行管理，就要保留微信的文件夹。考虑到微信文件有大小限制，所以就算文件很多，一般也不会占据多大空间。当然，一些与自己从事的项目有关的文件应该及时做好归档工作，纳入对应的文件夹中。

值得清理的是微信下载的视频。以我的电脑为例，从2017年10月到现在，下载的文件的总大小为4.59 GB，下载的视频的总大小为4.08 GB，绝大多数都是群聊中发的一些短视频，这些视频很多都是被动接受的，完全可以删除。因此，可以把这些空间腾出来。

工具推荐

Quicker

一款国人开发的自动化软件，可以通过组合动作，实现windows上操作的自动化。一些我比较喜欢的动作：

• 批量重命名

  可以批量对文件夹中的文件进行添加前缀、后缀、修改扩展名、替换部分文件名等操作，非常方便

• 批量解散文件夹

  有时候需要把文件夹下的所有文件都提取出来，一个一个打开又非常低效。通过这个操作可以一键把文件夹下的所有子文件夹都解散，将子文件夹下的文件全部放在原先的文件夹下。

QTabBar

对文件资源管理器的增强，可以让文件管理器像浏览器一样多窗口显示。

QuickLook

QuickLook 是一款免费的轻量级快速预览工具。它能够在不运行关联程序的情况下，通过敲击空格键快速预览文件内容。虽然说Win10资源管理器已经自带预览功能，但是需要开启预览窗口，而且速度较慢。从体验上看，QuickLook 明显更胜一筹。